REGULAMENT

proces de bugetare participativă de tineret Com’ON Cluj-Napoca

- ediția 2023 -

 1. CE ESTE, CUI SE ADRESEAZĂ, CÂND SE DERULEAZĂ COM’ON CLUJ-NAPOCA, CARE ESTE TEMA ȘI CALENDARUL DIN ACEST AN?

Misiunea Com’ON este de a întări rolul tinerilor și al grupurilor informale formate de aceștia în schimbarea societății într-un mod sustenabil, incluziv și responsabil, și de a extinde modul în care tinerii sunt sprijiniți de oraș și cetățeni.

Întregul ciclu al acestei ediții se derulează în perioada 7 iunie – 21 noiembrie 2023, începând cu apelul pentru dezvoltarea și depunerea unor idei și până la încheierea ultimei activități susținute prin acest program participativ.

1.1 Ce înseamnă pentru noi LET’S DO WELL TOGETHER?

În 2023 Com’ON Cluj-Napoca continuă să se organizeze în jurul sloganului: LET’S DO WELL TOGETHER! - concentrarea pe starea de bine, pe calitatea vieții comunității, pe învățarea și perspectivele de viitor ale tinerilor precum și pe participarea civică a membrilor comunității în viața orașului, toate aceste aspecte putând fi îmbunătățite prin idei venite din partea tinerilor și implementate tot de tineri.

Calitatea vieții comunității a fost dintotdeauna importantă, însă e esențială în această perioadă care este, în continuare, atipică. E nevoie de noi moduri de gândire, de inovație și de abordarea într-o nouă lumină a oamenilor și comunităților din Cluj-Napoca.

Citește mai multe despre contextul Com’ON Cluj-Napoca AICI.

1.2 Cine poate propune și implementa idei? Cui se adresează aceste idei?

Participarea este deschisă oricărui grup informal format din minimum 3 tineri care locuiesc, studiază sau muncesc în Cluj-Napoca, cu vârste cuprinse între 14 și 35 de ani. Nu există nici un fel de restricție cu privire la pregătire/experiență, sex, etnie etc.

Sunt acceptate doar idei depuse în echipă. O echipă (un grup de tineri) cu același nume, și având în componență aceiași membri, poate propune oricâte idei diferite consideră, însă vor fi premiate maximum 2 idei, dacă acestea se califică din punct de vedere al numărului de voturi.

Activitățile eligibile pentru Com’ON Cluj-Napoca 2023 trebuie să aibă legătură cu tema prezentată mai sus. De asemenea, ideile tinerilor trebuie să se adreseze clujenilor, dar în rest nu sunt nici un fel de restricții cu privire la locul de derulare, iar perioada implementării trebuie să respecte calendarul.

1.3 Principiile generale Com’ON Cluj-Napoca

Organizatorii recomandă ca ideile propuse să țină cont de următoarele aspecte:

• Com’ON Cluj-Napoca urmărește susținerea acelor tipuri de idei care pot aduce o schimbare în bine în comunitate și care pornesc de la o nevoie clar identificată în rândul comunității locale și mai ales în rândul tinerilor;
• prin demersurile propuse de grupurile informale de tineri se dorește implicarea întregii comunități clujene, implicarea tinerilor care fac parte din diverse grupuri socio-culturale și categorii de vârstă;
• ideile vor fi implementate exclusiv pe raza municipiului Cluj-Napoca;
• se încurajează ideile ce se doresc a fi derulate în cartierele clujene (în afara centrului);
• sunt permise ideile desfășurate online, atât timp cât acestea se adresează clujenilor;
• sunt permise ideile de tip afișaj în diverse spații sau de creare/regândire a unor produse și soluții, atât timp cât acestea nu sunt destinate vânzării;
• nu vor fi sprijini idei ce impun o barieră financiară de acces pentru participanți (ex. bilet, taxă de participare). Accesul la activitățile ideilor propuse va fi liber pentru public;
• se încurajează ideile care răspund într-un mod inovator unor nevoi identificate la nivelul comunității;
• proiectele permit obținerea unor rezultate clare, vizibile și care pot avea impact și pe termen lung;
• ideile oferă condiții sigure de petrecere a timpului liber pentru membrii comunității clujene;
• ideile identifică și mobilizează și alte resurse (financiare și non-financiare) din comunitate.

1.4 Care este calendarul ediției 2023 a Com’ON Cluj-Napoca?

Calendarul estimativ este după cum urmează:

PERIOADĂ	ETAPĂ
7 iunie	Lansarea apelului pentru idei
7 iunie – 8 august, ora 12:00 (prânz)	Perioada de propunere și încărcare a ideilor
9 august - 21 august	Verificarea tehnică a ideilor
22 august – 18 septembrie	Derularea votului și anunțarea ordinii ideilor în urma votului
19 septembrie – 21 noiembrie	Implementarea și raportarea ideilor care beneficiază de susținere financiară

Calendarul etapelor ulterioare perioadei de propunere a ideilor se poate modifica de către organizatori. Orice astfel de modificare va fi anunțată prin intermediul website-ului și a instrumentelor complementare de comunicare.

1.5 Ce idei nu pot fi susținute?

Pentru a respecta atât principiile acestui demers, cât și legislația în vigoare, anumite categorii de idei și/sau cheltuieli nu pot fi finanțate în cadrul proiectului:

• idei care nu se înscriu în obiectivele și activitățile acestui demers participativ;
• idei care nu sunt redactate pe baza formularului tip al concursului;
• cereri de finanțare individuale (ex. burse, sponsorizări pentru călătorii);
• idei care, prin natura lor, sunt derulate/organizate tradițional de alte entități organizate în forme legale (organizații, firme etc.);
• împrumuturi, cheltuieli retroactive ale unor idei și activități încheiate sau în curs de desfășurare;
• idei de natură politică;
• idei care instigă la xenofobie, rasism, violență, ură;
• idei cu mesaj discriminatoriu față de anumite categorii sociale/etnice etc.;
• idei care încurajează consumul de alcool/droguri;
• idei inițiate/implementate de alte categorii de vârstă decât 14-35 ani.

Toate ideile propuse în cadrul acestui demers vor fi verificate din punctul de vedere al acestor condiții înaintea supunerii acestora spre votul public.

1.6 Ce sunt și cum funcționează categoriile speciale de tineri?

Dorim să acordăm atenție specială tinerilor cu oportunități reduse și tinerilor cu vârsta de 14-18 ani pentru a le încuraja prezența lor în program.

Vor fi premiate un număr de 5 idei pentru categoria de vârstă 14-18 ani și un număr de 5 idei pentru categoria de tineri cu oportunități reduse. Premiile vor fi acordate, în toate cazurile, pe baza numărului voturilor.

Dacă o idee din categoriile speciale primește un număr de voturi prin care devine premiabilă, atunci ideea nu va fi calculată ca parte a celor 10 ce vor fi premiate prin bugetul alocat categoriilor speciale.

Dacă oricare dintre locurile alocate celor două categorii va rămâne nerepartizat ca urmare a lipsei de inițiatori pentru acestea sau premierea lor în afara listei speciale, locurile rămase se redistribuie celorlalte idei concurente, în ordinea descrescătoare a numărului de voturi. 

Tineri cu oportunități reduse

Prima categorie specială a grupurilor de tineri cu oportunități reduse se referă la proveniența și starea curentă a membrilor grupului de tineri, și nu la grupul țintă adresat de ideea acestora. Pentru a fi considerat un grup de tineri cu oportunități reduse, toți membrii trebuie să aparțină acestei categorii speciale.

Categoria specială de tineri cu oportunități reduse se va evidenția în formularul de propunere a ideii prin bifarea acestei opțiuni și printr-o scurtă motivare din partea grupului cu privire la încadrarea într-una dintre subcategoriile prezentate mai jos.

Următoarele subcategorii pot fi considerate ca situații cu oportunități reduse:

• diferențe culturale majore;
• dizabilități și probleme de sănătate;
• obstacole economice și/sau sociale;
• obstacole educaționale;
• obstacole geografice și de accesibilitate.

Totuși, ca principiu general, se recomandă tuturor grupurilor de tineri ca pe măsura posibilităților să implice și în activitatea lor tineri aparținând unor categorii defavorizate.

Categoria de vârstă 14-18 ani

Pentru a fi considerat un grup de tineri inclus în această categorie, toți membrii grupului trebuie să aibă vârsta cuprinsă între 14-18 (inclusiv) ani la momentul aplicării.

2. CUM SE APLICĂ CU O IDEE LA Com’ON CLUJ-NAPOCA 2023?

2.1 Înscrierea în program

Înscrierea în prima etapă de concurs se face prin completarea și încărcarea online a unui formular de idee prin intermediul paginii de web www.comoncluj.ro. Nu există un număr maxim limită de idei ce pot fi depuse din partea aceluiași grup de tineri, însă maximum 2 dintre aceste idei pot fi premiate, în ordinea descrescătoare a numărului de voturi. Pentru fiecare idee se va completa un formular separat în cadrul sistemului de aplicare de pe pagina web www.comoncluj.ro.  

Fiecare idee va fi înscrisă oficial în limba română. Există posibilitatea de a încărca o descriere scurtă în limba engleză și/sau maghiară pe platformă. În caz de nevoie, Grupul de Facilitatori Com’ON Cluj-Napoca poate oferi asistență în adaptarea descrierilor pentru limba română pentru grupurile informale care aparțin unor minorități naționale sau unor comunități de cetățeni internaționali din Cluj-Napoca (pentru a facilitata accesul la demers, regulamentul și formularul oficial de propuneri pot fi descărcate și în limbile maghiară și engleză).

În cazul în care există o dificultate de acces al unui grup de tineri la instrumente digitale sau internet (o formă de oportunitate redusă sau dizabilitate), facilitatorii Com’ON Cluj-Napoca vor oferi asistență în încărcarea planurilor de idei în sistemul online.

Facilitatorii comunitari implicați în demers pot fi contactați personal, telefonic sau online prin modurile prezentate pe pagina de web www.comoncluj.ro.

2.2 Bugetul unei idei

Premiul maxim acordat pentru o idee

Grupul de tineri poate propune o idee cu un buget maxim de 9.000 lei. Premiul primit prin intermediul Com’ON Cluj-Napoca va fi de maximum 4.500 de lei pentru o idee. Nu există o limită minimă pentru premiul unei idei. Pot fi premiate maximum 2 idei ale aceluiași grup de tineri cu aceeași componență, în ordinea descrescătoare a voturilor.

ATENȚIE:  Dacă ideea are un buget mai mare de 4.500 lei, este responsabilitatea grupului de tineri să asigure fondurile complementare peste această limită. Cofinanțarea nu este obligatorie pentru propunerea și implementarea ideii și participarea în program.

 

Tipuri de costuri acceptate

Costurile prezentate de grupul de tineri trebuie să fie în concordanță cu activitățile propuse prin descrierea oferită în formular. În caz de nevoie, facilitatorii vor putea oferi asistență grupurilor de tineri în planificarea lor de buget înainte de termenul limită de încărcare online a formularelor de idei.

 

Lista cheltuielilor neeligibile

• alcool, tutun;
• achiziții de teren;
• achiziții de autovehicule;
• abonamente de telefon;
• alte achiziții de echipamente sau de obiecte de inventar;
• salarii sau orice alte venituri ale membrilor grupurilor de tineri, pentru calitatea lor de membri ai grupului.

2.3 Model formular offline

Descarcă de AICI formularul offline.

IMPORTANT: Acest formular servește ca instrument de lucru offline pentru dezvoltarea ideilor. O idee este validă numai dacă se depune online prin intermediul website-ului www.comoncluj.ro. În cazul în care există o dificultate de acces al unui grup de tineri la instrumente digitale sau internet (o formă de oportunitate redusă sau dizabilitate), facilitatorii Com’ON Cluj-Napoca vor oferi asistență în încărcarea planurilor de idei în sistemul online.

2.4 Verificarea tehnică

Verificarea se va derula atât pe parcursul perioadei de pregătire a formularelor de idei, cât și după termenul limită de prezentare a formularelor de idei. Obiectivul acestei etape este numai verificarea respectării aspectelor din acest regulament de către ideile propuse.

În cazul în care un grup de tineri nu este sigur dacă ideea propusă de ei respectă aceste criterii sau nu, recomandăm contactarea directă a facilitatorilor înainte de termenul limită de prezentare a formularelor.

2.5 Decizia publică (votul)

Propunerile de idei vor intra într-un proces de clasificare prin intermediul unui vot public al cetățenilor din Cluj-Napoca. Sunt eligibili acei votanți ce declară pe propria răspundere că locuiesc, lucrează sau studiază în Cluj-Napoca și care au minimum 14 ani. Sistemul de vot va fi accesibil online la adresa www.comoncluj.ro.

Votul se derulează exclusiv online în perioada menționată la . O informare specială despre procesul și mecanismul de vot va fi prezentată înaintea derulării mecanismului. În cazuri speciale calendarul poate fi suferi modificări anunțate în prealabil.

O idee trebuie să aibă un număr minim de 50 de voturi pentru a fi eligibilă pentru premiere (cu excepția categoriei speciale de tineri cu oportunități reduse). Premierea se realizează după finalizarea etapei de vot, în funcție de îndeplinirea criteriului de număr minim de voturi, în ordine descrescătoare a numărului de voturi și de locurile alocate categoriilor speciale. 

3. IMPLEMENTAREA IDEILOR GRUPURILOR DE TINERI

Grupurile de tineri ce au propus idei sunt și cei care implementează activitatea propusă. Ideile selectate prin acest proces participativ vor fi implementate în perioada 15 septembrie – 21 noiembrie. Grupul PONT este entitatea care asigură cadrul legal pentru implementarea ideilor selectate în urma acestui proces participativ. Implementarea ideilor se materializează parcurgând următorul proces:

• Forma legală a acordării finanțării este premiul.
• Acordarea premiului se face după semnarea unui contract în cadrul căruia părțile își dau acordul asupra cheltuielilor care vor fi efectuate în cadrul planului de activități, prevăzut în anexa de la contract.
• Grupul PONT va asigura premierea ideilor din resurse proprii și resurse financiare aferente proiectului prin finanțarea Primăriei și Consiliului Local Cluj-Napoca și co-finanțarea Băncii Comerciale Române.
• Premiile vor fi plătite de către Grupul PONT în contul bancar al beneficiarului (reprezentantul grupului de tineri) eligibil, cu ordin de plată, după semnarea contractelor de premiere.
• Implementarea ideii propuse în cadrul Com’ON Cluj-Napoca 2023 cade în responsabilitatea grupului de tineri prin intermediul reprezentantului său oficial. Cu ocazia implementării, fiecare grup informal va ține cont de aspectele vizuale ce trebuie respectate, atât în comunicarea online, cât și comunicarea prin materiale tipărite și vizibilitate la fața locului. Grupul PONT va oferi asistență printr-un ghid special de comunicare.
• Grupul informal va realiza un raport narativ despre ideea implementată care va descrie conform unui model de raport ideea realizată, anexând și o documentare a activităților prin imagini, eventuală prezență online și în presă. Grupul PONT îl va accepta ca atare sau va solicita completări la raport.

4. TERMENI ȘI CONDIȚII, PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL, CONTACT

Înscrierea unui grup de tineri și a unei idei în procesul de selecție implică acceptarea fără rezerve a termenelor prezentului regulament și înscrierea datelor personale în baza de date a Organizatorului, cu respectarea condițiilor legale în vigoare.

Datele cu caracter personal vor fi colectate și prelucrate de către Asociația Grupul PONT / PONT Csoport / PONT Group. Datele personale sunt prelucrate în vederea stabilirii identității persoanei, pentru stabilirea cadrului legal și a verificării eligibilității persoanei de a participa într-o anumită activitate, pentru a putea stabili o cale facilă și eficientă de comunicare. Grupul PONT se obligă să nu divulge aceste date, cu excepția situației în care legislația în vigoare va obliga PONT să pună la dispoziție și astfel de date cu caracter personal. Persoanele vizate au dreptul la informare, acces la datele proprii deținute de grupul PONT, dreptul la intervenție asupra datelor (rectificare, ștergere), dreptul la opoziție (retragere consimțământ, restricție procesare), dreptul de a nu fi supus onor decizii automate, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul de a se adresa justiției. Pentru exercitarea drepturilor recunoscute persoanelor vizate, acestea se pot adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată la adresa de e-mail office@pontgroup.org sau la adresa de corespondență str. Horea nr. 5, ap. 7-8, Cluj-Napoca, Cluj. Grupul PONT se obligă să comunice informațiile solicitate în termen de maximum 15 zile de la primirea cererii.

Politica generală a Grupului PONT cu privire la protecția datelor cu caracter personal poate fi consultată la următorul link: www.comoncluj.ro/protectia-datelor.

Mai multe detalii privind demersul participativ Com’ON Cluj-Napoca se pot obține:

• pe pagina web comoncluj.ro,
• la adresa de mail info@comoncluj.ro,
• numărul +40 744 637 321 pentru apeluri sau WhatsApp.